V súvislosti s digitalizáciou účtovníctva, ktorá vyplýva z novely zákona o účtovníctve s účinnosťou od 1.1.2022 sa taktiež menia aj možnosti účtovných jednotiek pre archiváciu ich účtovnej dokumentácie.
Podľa § 31 ods. 1 predstavuje účtovná dokumentácia účtovnej jednotky súhrn všetkých účtovných záznamov, pričom zákon o účtovníctve rozlišuje listinný účtovný záznam (vyhotovený na papieri) a elektronický účtovný záznam (v elektronickom formáte).
Účtovná jednotka je na základe § 35 zákona o účtovníctve povinná:
- zabezpečiť účtovnú dokumentáciu proti strate, odcudzeniu, poškodeniu alebo zničeniu a
- zabezpečiť ochranu technických prostriedkov, nosičov informácii a programového vybavenia, a to proti zničeniu, poškodeniu, zneužitiu, pred neoprávnenými zásahmi, stratou a odcudzeniu.
Lehoty, počas ktorých musí účtovná jednotka archivovať jednotlivé účtovné záznamy uvádzame v prehľadnej tabuľke:
| Účtovný doklad | Doba archivácie |
| Účtovnú závierku, výročnú správu, výkazy vybraných údajov z účtovnej závierky | 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú |
| Účtovné doklady, účtovné knihy, zoznamy účtovných kníh, zoznamy číselných znakov, skratiek a symbolov použitých v účtovníctve, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy, účtovný rozvrh | 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú |
| Účtovné záznamy, ktoré nesú informácie týkajúce sa vedenia účtovníctva a účtovné záznamy určujúce spôsob archivácie účtovnej dokumentácie | 10 rokov nasledujúcich po roku, kedy sa naposledy použili |
| Ostatné účtovné záznamy | Po dobu určenú v registratúrnom pláne ÚJ za predpokladu neporušenia ostatných ustanovení zákona a iných predpisov |
| Účtovné záznamy týkajúce sa správneho, trestného alebo iného konania, ktoré sa neskončilo | Do konca účtovného obdobia nasledujúceho po účtovnom období, v ktorom sa skončila lehota na ich preskúmanie |
| Účtovné záznamy, na základe ktorých sa zisťuje alebo preveruje základ dane alebo iné skutočnosti, ktoré sú rozhodujúce pre správne určenie dane alebo vznik daňovej povinnosti | 10 rokov od konca roka, v ktorom vznikla povinnosť podať daňové priznanie alebo zaplatiť daň bez povinnosti podať daňové priznanie |
| Mzdové listy | 50 rokov |
| Zamestnanecký spis | 70 rokov |
| Účtovné doklady a záznamy týkajúce sa záručných lehôt a reklamačných konaní | Počas doby trvania záručnej lehoty alebo reklamačného konania |
| Účtovné záznamy týkajúce sa nezinkasovaných pohľadávok a neuhradených záväzkov | Do konca účtovného obdobia nasledujúceho po účtovnom období, v ktorom došlo k ich inkasu alebo zaplateniu |
| Knihy analytickej evidencie pohľadávok a záväzkov, účtovné doklady a iné účtovné záznamy vyplývajúce z priameho styku s cudzinou z doby pred 1.1.1949, účtovnú závierku vzťahujúcu sa na prevod majetku na iné právnické alebo fyzické osoby | Kým ministerstvo nevydá z vlastného podnetu alebo na žiadosť ÚJ súhlas na vyradenie tejto dokumentácie. |
Zdroj: § 35 ods. 3 a § 36 zákona č. 431/2002 Z. z. zákon o účtovníctve
Od 1.1.2022 má účtovná jednotka možnosť archivovať účtovnú dokumentáciu v elektronickej podobe. Elektronickou podobou uchovávania účtovnej dokumentácie sa rozumie uloženie týchto záznamov na vhodnom dátovom nosiči, pričom voľba tohto dátového nosiča je na rozhodnutí účtovnej jednotky, napr. cloudové úložisko, externý disk, USB kľúč atď. Je potrebné zdôrazniť, že účtovná jednotka môže naďalej uchovávať účtovnú dokumentáciu v listinnej t. j. papierovej podobe.
Účtovná jednotka je povinná na základe výzvy daňového úradu predložiť účtovnú dokumentáciu v takej podobe, v akej túto dokumentáciu vedie a uchováva. V prípade uchovávania účtovnej dokumentácie v elektronickej podobe je účtovná jednotka v prípade potreby povinná zabezpečiť, aby účtovné záznamy z dátového nosiča bolo možné zobraziť v podobe, ktorá bude čitateľná ľudským okom.
-MB-
Loading...